Seguridad y Privacidad en reuniones online

Ahora que el teletrabajo es nuestra nueva normalidad ¿Cómo mantenemos la Seguridad y Privacidad en las reuniones online?

Hace ya más de un año que trabajar de forma telemática se ha vuelto una habitualidad. Con ello, hemos tenido que aprender, acostumbrarnos y/o afianzar el hecho de hablar con nuestros compañeros y colaboradores de forma virtual.

En este sentido, han sido muchos los que se han visto en la situación de tener que abrir los salones de sus casas o sus habitaciones para poder atender videoconferencias e, incluso, a compartir zonas de trabajo con sus convivientes.

Así, en la presente entrada queremos publicar una serie de consejos a tener en cuenta para garantizar tanto la seguridad como la privacidad en las reuniones online:

• Limitar la reutilización de códigos y enlaces de acceso a las reuniones. Es recomendable usar rutas de un solo uso, de esta manera evitamos una posible entrada de usuarios no invitados a la sesión que hayan podido obtener el enlace mediante su reenvío.
• Utilizar una “sala de espera”, de modo que solo se pueda acceder a la reunión tras una autorización por parte del administrador.
• Siempre que sea posible, deshabilitar las funcionalidades accesorias de las herramientas, tales como el chat, el intercambio de ficheros o la compartición de pantalla.
• Antes de compartir pantalla, asegurar que solo se va a publicar la ventana sobre la que se está tratando en la reunión, evitando dejar visible información no autorizada al resto de los participantes.
• Verificar que no resulta visible ningún tipo de imagen que pueda poner en riesgo la intimidad de los participantes y sus convivientes. Existe la opción de usar filtros que permiten emborronar el fondo o sustituirlo por escenarios impersonales.
• No grabar la reunión a menos que sea necesario. En este caso, se debe informar a los asistentes de la finalidad de la grabación, es preferible que se solicite la inhabilitación de las cámaras y que se anuncie los momentos de inicio y detención de la misma.
• Recordar a los participantes la importancia de atenerse a las políticas internas de la organización, incluyendo el uso exclusivo del proveedor tecnológico autorizado por el Responsable de Seguridad.
• Solicitar a los asistentes el uso de dispositivos proporcionados o autorizados por la organización.
• Cuando termine la reunión, asegurarse de usar algún dispositivo de inhabilitación física de la cámara, mediante pestañas, adhesivos o similares.

Para redactar este post se ha consultado el artículo “Preventing Eaves dropping and Protecting Privacy on Virtual Meetings” publicado por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST), que puede consultar pulsando aquí.

Para más información, se puede consular el apartado de Innovación y tecnología de la Agencia Española de Protección de datos, accesible a través del enlace.

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Carla Santos Sánchez

Abogada y Consultora Técnica en Protección de Datos y Seguridad de la Información