El tratamiento de los datos en los procesos de selección de personal
27 octubre, 2021El tratamiento de los datos en los procesos de selección de personal
Dentro del ámbito laboral, uno de los primeros tratamientos datos personales que se producen en cualquier organización, es cuando una persona candidata se encuentra en el proceso de selección para un puesto de trabajo, es decir, la fase previa a la contratación. ¿Pero sabemos qué datos podemos tratar cuando no existe una relación laboral o si el tratamiento de los mismos exige el consentimiento de la persona candidata?
El tratamiento de datos personales durante el proceso de selección no exige el consentimiento de la persona candidata siendo la base jurídica el art. 6.1.b) del RGPD, es decir, “el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales”
No obstante, se debe informar adecuadamente del tratamiento de datos en los procesos de selección cuando se recabe el currículum de la persona interesada mediante una cláusula informativa con un lenguaje claro y sencillo de acuerdo al artículo 11 de la LOPDGDD la cual puede ser por capas, pero siempre previamente a la recogida o registro del currículum. Se pueden dar diferentes escenarios, pero los canales más habituales de recopilación son:
- Formularios web: se deberá informar mediante una cláusula informativa previamente a la persona candidata, la cual otorgará su consentimiento a través de la marcación de casillas habilitadas en la web, que generarán un registro donde figure cuando la persona candidata envió su currículum.
- Autocandidaturas: se deberá dar respuesta a persona candidata que ha enviado su currículum al correo electrónico de la organización mediante una cláusula informativa.
En este sentido hacemos la observación que la simple recepción de un currículum no supone un tratamiento de datos si no está previsto conservarlo.
- Presencialmente: Si el currículum se recoge presencialmente como en una entrevista, deberá facilitarse en ese momento una cláusula informativa.
- Entrevista Telefónica: En una entrevista telefónica se deberá ofrecer la información básica como una locución clara y concisa, pero asegurando que el interlocutor haya comprendido la información suministrada, antes de proceder a la recogida de la información.
Se ofertará poner a su disposición la información adicional por otro medio, pero si el interesado solicita alguna aclaración, se le deberá ofertar una locución complementaria con la información adicional correspondiente al epígrafe sobre el que se haya interesado.
- Portales de Empleo: que permiten a la persona candidata inscribirse en ofertas de empleo y comunicar sus datos al ofertante de empleo. Dichos portales deben informar a las personas candidatas a través de cláusulas informativas de los tratamientos, así como la posible cesión a posibles empleadores que tengan la necesidad de cubrir puestos vacantes.
- Por empresas de selección: empresas como agencias de colocación o empresas de trabajo temporalque actúan como Responsables del Tratamiento de los datos de la persona candidata, siempre y cuando contacten directamente con los mismos para disponer de una base amplia de candidatos para futuras ofertas de empresas clientes. Dichas empresas deberán informar a los candidatos de los tratamientos, así como la posible cesión a posibles empleadores.
No obstante, también existen supuestos en los que no sea posible informar, como en el caso en el que el currículum se entrega en un sobre cerrado donde es posible dar información, pero lo más recomendable para las organizaciones sería no conservarlo.
Otra de las exigencias importantes en los procesos de selección es cumplir el principio de minimización y limitación de la finalidad, solicitando únicamente los datos relevantes para el desempeño del puesto de trabajo y no información indiscriminada. Así, no sería adecuado que las organizaciones solicitaran directamente a Seguridad Social un informe completo de su vida laboral durante el proceso de selección, ni tampoco solicitar su consentimiento a la persona candidata, ya que esta no se podría considerar completamente libre.
Por otro lado, las organizaciones tampoco pueden utilizar los datos del currículum de la persona candidata con otros fines, por ejemplo, el envío de publicidad por parte de la empresa ofertante, puesto que exigiría otra base jurídica como es su consentimiento previo.
Otra cuestión importante es que, aunque en la entrevista de trabajo puedan realizarse numerosas preguntas a las personas candidatas sobre sus datos, esto no equivale a disponer de su consentimiento para tratar los mismos, por lo tanto, dicha información no puede ser objeto de tratamiento.
Asimismo, debemos recordar que solicitar datos de carácter personal en los procesos de selección que constituyan discriminaciones para el acceso al empleo por motivos de sexo, origen, incluido el racial o étnico, edad, estado civil, discapacidad, religión o convicciones, opinión política, orientación sexual, afiliación sindical, condición social y lengua puede constituir una infracción administrativa grave para las organizaciones ofertantes de puestos de trabajo.
En otro sentido, hay que señalar que, es posible que en un proceso de selección se recaben datos de carácter sensible, como las pruebas psicotécnicas o psicológicas, que suelen ser frecuentes en las entrevistas de trabajo, pero que solo podrán realizarse con el consentimiento de la persona candidata. Esta tendrá derecho en todo momento a acceder a los resultados, así como a conocer los criterios de selección adoptados por la organización ofertante, pero no tiene derecho a acceder a los resultados del resto de candidatos.
Para finalizar, recordamos que, una vez concluido el proceso de selección, la organización procederá a la destrucción de los datos de aquellas personas candidatas que no sean contratadas procediendo a la supresión y bloqueo de sus datos. Únicamente podrá tratar los mismos en un futuro para otros procesos de selección, disponiendo del consentimiento de la persona candidata. De igual modo, será necesario su consentimiento para que la empresa donde solicita un empleo, pueda ceder sus datos de currículum a otra empresa del mismo grupo empresarial.
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