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Protección de Datos

Administradores de fincas y Protección de Datos

25 septiembre, 2018

El Reglamento UE 2016/679 de Protección de Datos (RGPD) es aplicable en todos los países miembros de la Unión Europea. Esta normativa es de obligado cumplimiento para las empresas que tratan datos personales, así como para administradores de fincas y comunidades de propietarios.

 

RELACIÓN ENTRE ADMINISTRADOR Y COMUNIDAD

Las Comunidades de propietarios acostumbran a contratar los servicios de un Administrador de Fincas al que delegan diferentes funciones. El administrador se ocupa generalmente de la gestión contable, fiscal y administrativa de la comunidad; incluido el cumplimiento legal de la normativa de protección de datos.

El administrador, en el desarrollo de sus funciones, realiza tratamientos de datos por cuenta de la comunidad, convirtiéndose así en Encargado del tratamiento.

Esta relación entre la Comunidad y el Administrador debe regularse con un contrato para el tratamiento de datos por cuenta de terceros. Este documento deberá actualizarse a los requisitos del RGPD y deberá contener las obligaciones de cada una de las partes.

 

OBLIGACIONES DE LOS ADMINISTRADORES DE FINCAS

La nueva normativa europea ha introducido importantes cambios legislativos en materia de Protección de Datos. Aunque las principales obligaciones que establece van dirigidas al responsable del tratamiento, los administradores de fincas deberán ser partícipes y facilitar el cumplimiento del RGPD.

  • Principio de Responsabilidad Proactiva: deben analizarse los tratamientos de datos con el fin de aplicar medidas técnicas y organizativas que garanticen y permitan demostrar el cumplimiento del Reglamento.
  • Principios del tratamiento: Sólo deben recogerse los datos estrictamente necesarios, tratarlos de forma lícita y transparente, utilizarlos únicamente para la finalidad acordada y conservarlos hasta que sean necesarios para los fines de tratamiento.
  • Deber de información: los interesados (copropietarios y/o terceros) deben ser informados sobre el tratamiento que se lleva a cabo con sus datos.
  • Registro de actividades: tanto la comunidad (responsable) como el administrador (encargado) deberán documentar todos los tratamientos de datos que realizan en un Registro de actividades. Ya no será necesaria la inscripción de ficheros ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

 

PROTEGER LOS DATOS DE LAS COMUNIDADES

Los responsables y encargados deben adoptar medidas de seguridad en base al riesgo existente en los tratamientos que realizan.

Las comunidades y los administradores deben aplicar medidas de seguridad para:

  • Limitar el acceso a los datos
  • Garantizar la confidencialidad
  • Evitar el robo, pérdida o destrucción de datos
  • Permitir la recuperación de datos

 

SERVICIO DATAX

En Datax hemos desarrollado un servicio especializado para adaptar Administradores y sus Comunidades al Reglamento Europeo de Protección de Datos.

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