El tractament de les dades en els processos de selecció de personal

El tractament de les dades en els processos de selecció de personal

Dins de l’àmbit laboral, un dels primers tractaments dades personals que es produeixen en qualsevol organització, és quan una persona candidata es troba en el procés de selecció per a un lloc de treball, és a dir, la fase prèvia a la contractació. Però sabem quines dades podem tractar quan no existeix una relació laboral o si el tractament de lesmateixes exigeix el consentiment de la persona candidata?
El tractament de dades personals durant el procés de selecció no exigeix el consentiment de la persona candidata sent la base jurídica l’art. 6.1.b) del RGPD, és a dir, “el tractament és necessari per a l’execució d’un contracte en el qual l’interessat és part o per a l’aplicació a petició d’aquest de mesures precontractuals”
No obstant això, s’ha d’informar adequadament del tractament de dades en els processos de selecció quan es reculli el currículum de la persona interessada mitjançant una clàusula informativa amb un llenguatge clar i senzill d’acord amb el que estableix l’article 11 de la LOPDGDD, la qual pot ser per capes, però sempre prèviament a la recollida o registre del currículum. Es poden donar diferents escenaris, però els canals més habituals de recopilació són:

• Formularis web: s’haurà d’informar mitjançant una clàusula informativa prèviament a la persona candidata, la qual atorgarà el seu consentiment a través de la marcació de caselles habilitades en la web, que generaran un registre on figuri quan la persona candidata va enviar el seu currículum.

• Autocandidatures: s’haurà de donar resposta a persona candidata que ha enviat el seu currículum per correu electrònic a l’organització mitjançant una clàusula informativa.

En aquest sentit fem l’observació que la simple recepció d’un currículum no suposa un tractament de dades si no està previst conservar-les.

• Presencialment: Si el currículum es recull presencialment com en una entrevista, haurà de facilitar-se en aquest moment una clàusula informativa.

• Entrevista Telefònica: En una entrevista telefònica s’haurà d’oferir la informació bàsica com una locució clara i concisa, però assegurant que l’interlocutor hagi comprès la informació subministrada, abans de procedir a la recollida de la informació.

S’oferirà posar a la seva disposició la informació addicional per un altre mitjà, però si l’interessat sol·licita algun aclariment, se li haurà d’oferir una locució complementària amb la informació addicional corresponent a l’epígraf sobre el qual s’hagi interessat.

• Portals d’Ocupació: que permeten a la persona candidata inscriure’s en ofertes d’ocupació i comunicar les seves dades a  empreses ofertants. Aquests portals han d’informar a les persones candidates a través de clàusules informatives dels tractaments, així com la possible cessió a possibles empreses que tinguin la necessitat de cobrir llocs vacants.

• Per empreses de selecció: empreses com a agències de col·locació o empreses de treball temporalque actuaran com a Responsables del Tractament de les dades de la persona candidatasempre que contactin directament amb la mateixa per a disposar d’una base àmplia de candidats per a futures ofertes d’empreses clients. Aquestes empreses hauran d’informar a les persones candidates dels tractaments, així com la possible cessió a possibles ocupadors.

No obstant, també existeixen situacions en les quals no sigui possible informar, com en el cas en el qual el currículum s’envia en un sobre tancat on és possible donar informació, i el més recomanable seria que les organitzacions no conservin aquests currículums.
Una altra de les exigències importants en els processos de selecció és complir el principi de minimització i limitació de la finalitat, sol·licitant únicament les dades rellevants per a l’acompliment del lloc de treball i no informació indiscriminada. Per exemple, no seria adequat que les organitzacions sol·licitessin directament a Seguretat Social, un informe complet de la seva vida laboral del candidat durant el procés de selecció, ni tampoc sol·licitar el seu consentiment a la persona candidata, ja que aquesta no es podria considerar completament lliure.
D’altra banda, les organitzacions tampoc poden utilitzar les dades del currículum de la persona candidata amb altres finalitats, per exemple, l’enviament de publicitat per part de l’empresa oferent, perquè exigiria una altra base jurídica, com és el seu consentiment previ.
Una altra qüestió important és que, encara que en l’entrevista de treball puguin realitzar-se nombroses preguntes a les persones candidates sobre les seves dades, això no equival a disposar del seu consentiment per tractar-les, per tant, aquesta informació no pot ser objecte de tractament.
Així mateix, hem de recordar que sol·licitar dades de caràcter personal en els processos de selecció que constitueixin discriminacions per a l’accés a l’ocupació per motius de sexe, origen, inclòs el racial o ètnic, edat, estat civil, discapacitat, religió o conviccions, opinió política, orientació sexual, afiliació sindical, condició social i llengua pot constituir una infracció administrativa greu per a les organitzacions oferents del llocs de treball.
En un altre sentit, cal assenyalar que, és possible que en un procés de selecció es recullin dades de caràcter sensible, com les proves psicotècniques o psicològiques, que solen ser freqüents en les entrevistes de treball, però que només podran realitzar-se amb el consentiment de la persona candidata. Aquesta tindrà dret en tot moment a accedir als seus resultats, així com a conèixer els criteris de selecció adoptats per l’organització, però no té dret a accedir als resultats de la resta de candidats.
Per a finalitzar, recordem que, una vegada conclòs el procés de selecció, l’organització procedirà a la destrucció de les dades d’aquelles persones candidates que no siguin contractades procedint a la supressió i bloqueig de les dades. Únicament podrà tractar les mateixes en un futur per a altres processos de selecció, disposant del consentiment de la persona candidata. D’igual manera, serà necessari el seu consentiment per tal que l’empresa on sol·licita una ocupació, pugui cedir les seves dades de currículum a una altra empresa del mateix grup empresarial.

A DATAX som una empresa especialitzada en matèria de protecció de dades i seguretat de la informació i podem ajudar-vos en el tractament de les dades en els processos de selecció de personal

Oferim un servei de consultoria integral per a adequar a la seva organització a tots els requisits del Reglament Europeu (RGPD 2016/679) relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d’aquestes dades, d’obligat compliment des del 25 de maig 2018.

Més de 16 anys d’experiència en l’adequació de tota mena d’organitzacions i sectors d’activitat, inclòs el sector públic i privat ens avalen.

Més de 10.000 clients confien ja en els nostres coneixements i professionalitat en la matèria.