Seguretat i Privacitat en reunions en línia

Ara que el teletreball és la nostra nova normalitat Com mantenim la Seguretat i Privacitat en les reunions en línia?

Fa ja més d’un any que treballar de manera telemàtica s’ha tornat una habitualitat. Amb això, hem hagut d’aprendre, acostumar-nos i/o afermar el fet de parlar amb els nostres companys i col·laboradors de manera virtual.

En aquest sentit, han estat molts els que s’han vist en la situació d’haver d’obrir els salons casa seva o les seves habitacions per a poder atendre videoconferències i, fins i tot, a compartir zones de treball amb els seus convivents.

Així, en la present entrada volem publicar una sèrie de consells a tenir en compte per a garantir tant la seguretat com la privacitat en les reunions en línia:

• Limitar la reutilització de codis i enllaços d’accés a les reunions. És recomanable usar rutes d’un sol ús, d’aquesta manera evitem una possible entrada d’usuaris no convidats a la sessió que hagin pogut obtenir l’enllaç mitjançant la seva reexpedició.
• Utilitzar una “sala d’espera”, de manera que només es pugui accedir a la reunió després d’una autorització per part de l’administrador.
• Sempre que sigui possible, deshabilitar les funcionalitats accessòries de les eines, com ara el xat, l’intercanvi de fitxers o la compartició de pantalla.
• Abans de compartir pantalla, assegurar que només es publicarà la finestra sobre la qual s’està tractant a la reunió, evitant deixar visible informació no autoritzada a la resta dels participants.
• Verificar que no resulta visible cap mena d’imatge que pugui posar en risc la intimitat dels participants i els seus convivents. Existeix l’opció d’usar filtres que permeten desenfocar el fons o substituir-lo per escenaris impersonals.
• No gravar la reunió tret que sigui necessari. En aquest cas, s’ha d’informar els assistents de la finalitat de l’enregistrament, és preferible que se sol·liciti la inhabilitació de les càmeres i que s’anunciïn els moments d’inici i detenció d’aquesta.
• Recordar als participants la importància d’atenir-se a les polítiques internes de l’organització, incloent-hi l’ús exclusiu del proveïdor tecnològic autoritzat pel Responsable de Seguretat.
• Sol·licitar als assistents l’ús de dispositius proporcionats o autoritzats per l’organització.
• Quan s’acabi la reunió, assegurar-se d’usar algun dispositiu d’inhabilitació física de la càmera, mitjançant pestanyes, adhesius o similars.

Per a redactar aquest post s’ha consultat l’article “Preventing Eaves dropping and Protecting Privacy on Virtual Meetings” publicat per l’Institut Nacional d’Estàndards i Tecnologia (NIST), que es pot consultar aquí.

Per a més informació, es pot consular l’apartat d’Innovació i tecnologia de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, accessible a través de l’enllaç.

A DATAX som una empresa especialitzada en matèria de protecció de dades i seguretat de la informació.

Oferim un servei de consultoria integral per a adequar a la seva organització a tots els requisits del Reglament Europeu (RGPD 2016/679) relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d’aquestes dades, d’obligat compliment des del 25 de maig 2018.

Més de 16 anys d’experiència en l’adequació de tota mena d’organitzacions i sectors d’activitat, inclòs el sector públic i privat ens avalen.

Més de 10.000 clients confien ja en els nostres coneixements i professionalitat en la matèria.

Carla Santos Sánchez

Advocada i Consultora Tècnica en Protecció de Dades i Seguretat de la Informació